1. Восстановление кадрового делопроизводства, учета, восстановление кадровой документации. Описание услуги

Кадровое делопроизводство (кадровый учет, кадровая документация) – неотъемлемая часть трудовых правоотношений. Это достаточно трудоемкая и узкоспециализированная область, которая требует особых навыков и знаний, большой усидчивости, точности, досконального изучения документации.

Зачастую, в организациях кадровое делопроизводство (кадровый учет) ведется со значительными нарушениями законодательства и, как следствие, при проведении плановых и внеплановых (по заявлениям работников) проверок контролирующими органами, такими как Рострудинспекция и Прокуратура, у организации возникают значительные проблемы и крупные штрафы, не говоря уже об административной "судимости" руководства. Поэтому надлежащее ведение кадрового делопроизводства (кадрового учета и документации), а в запущенных случаях - полное восстановление кадрового делопроизводства (кадрового учета и документации), необходимо для нормального ее функционирования.

Зачем нужна услуга по восстановлению кадрового делопроизводства (кадрового учета и документации)?

Услуга по восстановлению кадрового делопроизводства (кадрового учета и документации) может понадобиться по следующим причинам:

- услуга по восстановлению кадрового делопроизводства (кадрового учета) позволяет вам нашими силами сформировать полный пакет документов, который должен быть в организации согласно Трудовому Кодексу РФ;

- услуга по восстановлению кадрового делопроизводства (кадрового документации) защищает вас от штрафов и претензий Рострудинспекции, Прокуратуры, налоговых органов (в части проверки размеров начисляемой заработной платы), и непосредственно работников, которые по каким-либо причинам обижены на компанию, нелояльны к ней и предъявляют претензии. Если все документы находщятся в идеальном порядке любые претензии будут с легкостью отбиты;

- услуга по восстановлению кадрового делопроизводства (кадрового учета) дает вам возможность оценить работу кадровой службы, выявить типичные ошибки  в ведении кадровой документации и принять меры к их систематическому искоренению и не повторению в последующем.

В каких ситуациях услуга по восстановлению кадрового делопроизводства (кадрового учета) особенно необходима?

Услуга по восстановлению кадрового делопроизводства (кадровой документации) особенно необходимо в следующих ситуациях:

- бывшие или действующие работники намереваются предъявить вам претензии, относящиеся к трудовым отношениям между вами и ними или уже предъявили такие претензии. В этом случае жизненно важно обеспечить, чтобы кадровая документация полностью соответствовала действующему законодательству, а также было полное соответствие в нумерации, датах документов, не были различны номера одних и тех же документов на бумаге и в 1С, чтобы все документы об отпусках, командировках, платежные ведомости по выплате заработной платы, были надлежаще оформлены, соблюдены требования охраны труда, а работники ознакомлены с ними. В противном случае компании не избежать претензий Рострудинспекции или Прокуратуры, а, следовательно, и наложения штрафов в пользу государства до 50 000 рублей, не считая удовлетворения требований самого работника, и наличия административной «судимости» руководителя компании;

- организация долгое время развивалась, наращивала штат, но кадровую документацию вела «спустя рукава». В этом случае, как показывает практика, в кадровой документации накапливается большое количество ошибок, которые, в конце концов, приводят к неправильному начислению заработной платы, отсутствию учета или неправильному учету отгулянных отпусков, полному несоответствию должных инструкций и фактически исполняемых работниками обязанностей, несоответствию между приказами, трудовыми договорами, электронной базой, графиками отпусков, личными карточками и т.д. Хаос в кадровой документации приводит к хаосу в работе компании, вы не знаете, кого когда направить в отпуск, сколько кому заплатить, с кого чего требовать, и в такой ситуации восстановление кадровой документации (кадрового учета) абсолютно необходимо;

- вы хотите проверить работу кадровой службы, либо кадровая служба по собственной инициативе проводит самопроверку вследствие большой загрузки текущими делами и невозможностью отвлекаться на прошедшие периоды, либо новый пришедший кадровый работник ввиду большого штата не в силах самостоятельно провести восстановление кадрового делопроизводства (кадрового учета).

Как правило, восстановлению кадрового делопроизводства (кадрового учета) предшествует полный или выборочный аудит кадровой документации. Аудит кадровой документации проводится нами для того, чтобы определить общую степень состояния кадровой документации, понять сложность и объемы восстановления, сколько имеется неоформленных работников, за сколько лет назад проводить восстановление кадрового учета.

Специалисты Правового бюро «ЮРИСТОКРАТ» помогут Вам восстановить кадровое делопроизводство (кадровый учет и документацию) организации в соответствии с законодательством Российской Федерации, приведут ее в единообразие, окажут услугу по восстановлению кадрового делопроизводства (кадрового учета) в короткие сроки и с высоким качеством.

Наши специалисты разработают или адаптируют для вас профессиональные и максимально защищающие вас формы документов для дальнейшего использования в организации:

• трудовой договор;
• дополнительные соглашения (смена адреса, смена рабочего места, изменение функций, изменение заработной платы, изменение графика, смена должности и т.д.);
• соглашения о расторжении;
• договоры о полной коллективной и индивидуальной материальной ответственности;
• должностные инструкции по всем видам работников;
• локальные нормативные акты с учетом специфики вашей организации, включая Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о коммерческой тайне вместе с журналом выдачи документов, составляющих коммерческую тайну, Положение о работе с персональными данными работников, Положение об оплате труда и пр.;
• все прочие кадровые документы.

При необходимости мы также проведем инструктаж, тренинги работников организации по ведению и заполнению кадровых документов, ведению кадрового учета, кадрового делопроизводства.

Сроки оказания услуги по восстановлению кадрового делопроизводства (кадрового учета) зависят от количества работников и количества лет, за которые необходимо провести восстановление.

При определении сроков можно руководствоваться следующим правилом - 10 человеко-лет документов полностью восстанавливаются за рабочий день.

1. Вы оформляете по электронной почте, либо лично в вашем или нашем офисе заявку на оказание услуги по восстановлению кадрового делопроизводства (кадрового учета).

2. Наш специалист выезжает к вам для оценки состояния кадровой документации и объема услуги по восстановлению кадрового делопроизводства (кадрового учета). Мы направляем вам коммерческое предложение.

3. После согласования предложения на оказание услуги по восстановлению кадрового делопроизводства (кадрового учета) мы начинаем работу, которая включает в себя  следующее:

3.1        Выявление эталона (чем руководствоваться при оказании услуги по восстановлению кадрового делопроизводства (кадрового учета): рекомендуется руководствоваться записями в трудовых книжках, так как внесение в них  исправлений может повлечь дополнительные проблемы. Например, согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003г. №225, при наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной. Трудовая книжка оформляется в установленном порядке и возвращается ее владельцу.

3.2        Приведение всех документов в соответствие с эталоном в рамках услуги по восстановлению кадрового делопроизводства (кадрового учета): в зависимости от выбранного эталона, все документы приводятся в единообразие. Исправление неправильных и составление недостающих документов:

3.2.1        Личные дела в рамках услуги по восстановлению кадрового делопроизводства (кадрового учета): доукомплектация документов, входящих в личные дела работников (Основные: копия паспорта, военного билета, пенсионного свидетельства, ИНН, документа об образовании. Дополнительные: согласно специфике Организации). Формирование титульного листа.

3.2.2        Личные карточки в рамках услуги по восстановлению кадрового делопроизводства (кадрового учета):  инструктаж работников Клиента по заполнению. Исправление неверно заполненных карточек, заполнение незаполненных карточек.

3.2.3 Приказы по личному составу и по основной деятельности в рамках услуги по восстановлению кадрового делопроизводства (кадрового учета):  исправление неправильных и составление недостающих.

3.2.4        График отпусков в рамках услуги по восстановлению кадрового делопроизводства (кадрового учета): Составление формы графика отпусков. Инструктаж работников Клиента по заполнению. Заполнение графика отпусков.

3.2.5        Трудовые договоры в рамках услуги по восстановлению кадрового делопроизводства (кадрового учета): По результатам проверки дается рекомендация – оставить существующие формы, или внедрить новую форму. Разработка и внедрение новых форм трудовых договоров, дополнительных соглашений.

3.2.6        Штатное расписание в рамках услуги по восстановлению кадрового делопроизводства (кадрового учета): Инструктаж работников Клиента по ведению и заполнению. Заполнение штатного расписания.

3.2.7        Табель учета рабочего времени в рамках услуги по восстановлению кадрового делопроизводства (кадрового учета): Составление формы табеля учета рабочего времени. Инструктаж работников Клиента по заполнению. Заполнение табеля учета рабочего времени.

3.2.8        Командировочные документы в рамках услуги по восстановлению кадрового делопроизводства (кадрового учета): инструктаж работников Клиента по заполнению. Исправление неверно заполненных, заполнение незаполненных командировочных документов.

3.2.9        Трудовые книжки в рамках услуги по восстановлению кадрового делопроизводства (кадрового учета): Инструктаж работников Клиента по заполнению. Исправление неверно заполненных, заполнение незаполненных трудовых книжек.

3.2.10    Локальные нормативные акты в рамках услуги по восстановлению кадрового делопроизводства (кадрового учета): составление ЛНА.  Разработка локальных НПА (положений, регламентов и инструкций), в том числе: Правила ВТР, Положение о материальной ответственности работников, Положение о персональных данных работника, Положение об оплате труда, Положение о коммерческой тайне, Положение о должностных инструкциях и т.д. Инструктаж работников Клиента по внедрению и утверждению.

3.2.11    Должностные инструкции в рамках услуги по восстановлению кадрового делопроизводства (кадрового учета): внесение изменений; составление должностных инструкций по всем видам работников.

3.2.12    Журналы учета организации в рамках услуги по восстановлению кадрового делопроизводства (кадрового учета): заполнение журналов учета, при отсутствии каких-либо журналов необходимо их докупить.

По результатам услуги по восстановлению кадрового делопроизводства (кадрового учета) вы получаете:

4.1.1 Полностью комплектные личные дела работников с удобными титульными листами.

4.1.2 Заполненные полностью личные карточки Т-2 всех работников.

4.1.3 Восстановленные приказы по личному составу и по основной деятельности, исправленные неправильные и составленные недостающие.

4.1.4 Составленные и утвержденные графики отпусков.

4.1.5 Полностью соответствующие действующему законодательству и максимально защищающие работодателя трудовые договоры. Разработанные формы дополнительных соглашений на большинство встречающихся в практике случаев изменений.

4.1.6 Оформленное штатное расписание.

4.1.7 Оформленные табели учета рабочего времени за прошедший период, инструктаж по ведению на будущие периоды.

4.1.8 Восстановленные и оформленные командировочные документы.

4.1.9 Оформленные и заполненные в соответствии с действующим законодательством трудовые книжки, неверные записи исправлены.

4.1.10 Полный пакет локальных нормативных актов, требуемых согласно Трудовому Кодексу РФ и полностью соответствующих действующему законодательству. Локальные акты максимально защищают интересы работодателя.

4.1.11 Подробные и конкретные должностные инструкции по всем видам работников, где четко определено какие действия и документы и в какие сроки работник готовит/производит, кому передает, перед кем, в каких формах и в какие сроки отчитывается и т.д.

4.1.12 Заполненные журналы учета организации, включая журналы учета трудовых книжек, трудовых договоров, служебных записок, выдачи коммерческой тайны и т.д.

Мы предоставляем следующие гарантии при восстановлении кадрового делопроизводства:

• мы даем 100% финансовые гарантии правильности восстановления кадрового делопроизводства и закрепляем нашу полную финансовую ответственность в случае неправильно составленных документов, которые повлекли наложение штрафа государственным органом;
• документы, подготовленные нами в рамках услуги по восстановлению кадрового делопроизводства (кадрового учета) успешно прошли не один десяток проверок Рострудинспекции и Прокуратуры, что говорит об их высоком качестве и вашей защищенности при их применении.

Comments: